Tình hình triển khai hệ thống hợp đồng điện tử tại các tỉnh thành Nhật Bản
Theo kết quả khảo sát của Bộ Đất đai, Hạ tầng, Giao thông và Du lịch Nhật Bản (MLIT) thực hiện vào mùa xuân năm 2025, hơn 90% các tỉnh, chính quyền đô thị cấp thành phố (政令市, seirei-shi) trên toàn quốc – tương đương 63 trên tổng số 67 đơn vị – đã triển khai hoặc đang xem xét triển khai hệ thống hợp đồng điện tử trong các dự án xây dựng công.
Hiện có 37 đơn vị đã triển khai hệ thống một cách chính thức. Trong đó:
-
19 đơn vị áp dụng hệ thống cho hầu hết hoặc toàn bộ các dự án công trình.
-
18 đơn vị chỉ áp dụng cho một phần dự án công trình.
Ngoài ra, trong số các đơn vị đã triển khai:
-
24 đơn vị đã điện tử hóa toàn bộ hồ sơ liên quan đến hợp đồng, bao gồm cả thiết kế kỹ thuật.
-
6 đơn vị đã tích hợp quy trình phê duyệt điện tử (electronic approval) trong hệ thống hợp đồng điện tử, một số đơn vị còn kết nối hệ thống này với phần mềm nội bộ đang sử dụng.
Trong số 30 đơn vị chưa triển khai chính thức, thì:
-
26 đơn vị đang triển khai thử nghiệm hoặc cân nhắc áp dụng trong tương lai.
-
Chỉ có 4 đơn vị chưa từng xem xét áp dụng hệ thống này.
Hệ thống hợp đồng điện tử không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hành chính cho bên mời thầu, mà còn giảm chi phí cho nhà thầu, chẳng hạn như phí tem (stamp tax) khi sử dụng hợp đồng giấy. Đồng thời, việc số hóa toàn diện cũng thúc đẩy quá trình giảm sử dụng giấy tờ trong lĩnh vực xây dựng công.
Những khó khăn phổ biến trong quá trình triển khai bao gồm:
-
Cần điều phối giữa các bộ phận trong nội bộ đơn vị.
-
Gia tăng khối lượng công việc do chưa quen sử dụng hệ thống mới.
-
Một số nhà thầu chưa đủ năng lực kỹ thuật để tham gia hệ thống điện tử.
Một số đơn vị đã tổ chức hội thảo nội bộ cho cán bộ, huấn luyện sử dụng hệ thống, cung cấp tài liệu giải thích và phần hỏi đáp (Q&A) cho nhà thầu, và trong một số trường hợp còn xác minh lý do nếu nhà thầu vẫn yêu cầu sử dụng giấy.
