Toko Denki Kouji / Giảm 70% tài liệu giấy bằng cách không cần giấy tờ, tạo không gian cho các cuộc họp, v.v.
Trước khi không cần giấy tờ
Tạo không gian họp trên web bằng cách giảm tài liệu giấy tại văn phòng chi nhánh Kyushu (do Toko Electric Construction cung cấp)
Công việc không cần giấy tờ trên toàn công ty của Toko Electric Construction đã lan rộng. Tính đến tháng 12 năm 2022, lượng tài liệu giấy mà toàn công ty sở hữu đã giảm khoảng 70% so với tháng 8 năm 2021. Số lượng tài liệu giấy thuộc sở hữu của các cá nhân đã giảm xuống còn khoảng một nửa. Chúng tôi mong muốn cải thiện hiệu quả công việc bằng cách giảm sử dụng giấy và thực hiện các phong cách làm việc không bị ràng buộc bởi thời gian và địa điểm.
Từ tháng 4 đến tháng 12 năm 2010, công ty đã thực hiện dự án giảm thiểu tài liệu giấy, "Dự án Cải thiện Quản lý Tài liệu - Chiến lược Tuyệt vời để Xóa Tài liệu Giấy và Điện tử". ▽ Giảm 70% khối lượng tài liệu giấy toàn công ty ▽ Giảm 50% khối lượng tài liệu giấy riêng lẻ (bàn có tay áo) ▽ Thiết lập các quy tắc phù hợp để duy trì quản lý tài liệu toàn công ty. Konica Minolta Japan phụ trách tư vấn.
Tỷ lệ giảm khối lượng tài liệu giấy trên toàn công ty là 70,6%. Đặc biệt, văn phòng chi nhánh Hokkaido và văn phòng chi nhánh Kyushu đạt mức giảm khoảng 80%. Lượng tài liệu giấy được sử dụng bởi các cá nhân giảm 54,7%. Tại trụ sở chính ở phường Chiyoda, Tokyo, hơn 90% phòng ban đã giảm hơn 50%. Trung bình văn phòng chi nhánh là hơn 47%, gần với giá trị mục tiêu là 50%. Trong tương lai, mục tiêu dự kiến sẽ đạt được bằng cách giảm chủ yếu các tài liệu cá nhân tại các bộ phận hiện trường.
Đồng thời, các tài liệu loại bỏ sau khi số hóa cũng được lựa chọn. Trong số những tài liệu không thể hủy bỏ, có nhiều tài liệu không bắt buộc phải lưu trữ ở dạng giấy. Số hóa sẽ cải thiện khả năng tìm kiếm và khả năng đọc, đồng thời chúng tôi sẽ có thể xử lý tài liệu hiệu quả hơn.
Chúng tôi đã thanh lý những chiếc tủ không còn cần thiết do các hoạt động cắt giảm và đảm bảo một không gian hội họp mới. Vì chúng tôi có thể giảm số lượng bàn phụ, chúng tôi đã giới thiệu hệ thống địa chỉ miễn phí ở một số khu vực. Bằng cách kích hoạt truyền thông nội bộ và khuyến khích thanh lý tủ và tài liệu, chúng tôi mong muốn thiết lập nhận thức về quản lý tài liệu ở mỗi nhân viên.
Dựa trên kết quả của dự án, công ty đặt mục tiêu bắt đầu vận hành các quy tắc quản lý tài liệu vào tháng 4 năm 2011. Xác định các điểm cần khắc phục trong quản lý tài liệu và số hóa tài liệu. Chúng tôi cũng đang xem xét các hệ thống quản lý tài liệu và điện toán đám mây.
